Lees hier hoe je een goede S&O-administratie moet bijhouden!

Wanneer je gebruik maakt van de WBSO, is het van belang om een S&O-administratie bij te houden van de projecten waarvoor een S&O-verklaring is ontvangen. Uit deze administratie moet op eenvoudige en duidelijke wijze kunnen worden afgeleid welke S&O-werkzaamheden er zijn verricht en hoeveel tijd daaraan is besteed. Indien er is gekozen voor het forfaitaire bedrag, dan hoeft er geen administratie voor kosten en uitgaven bijgehouden te worden. Heb je gekozen voor werkelijke kosten en uitgaven, dan ben je verplicht om ook een administratie bij te houden van de gerealiseerde kosten en uitgaven.

Waarom moet je een administratie bijhouden?

De RVO voert steekproefsgewijs controles uit bij ondernemingen die een S&O-verklaring hebben ontvangen. Hierbij controleert de RVO achteraf of de gegevens in de aanvraag overeenstemmen met de praktijk. Tijdens een controle gaat de RVO aan de hand van de administratie na of de S&O-werkzaamheden daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Daarnaast wil RVO inzicht krijgen in de voortgang van de S&O-projecten. Het is van belang dat de onderzoeks- en/of ontwikkelingsresultaten nauwgezet worden vastgelegd. Daarnaast dien je ook de kopie├źn van de aanvraag/aanvragen en S&O-verklaring(en), de correspondentie met de RVO m.b.t. een aanvraag en eventuele correctie-S&O-verklaringen op te nemen in de administratie.

Hoe moet je de S&O-administratie bijhouden?

Een goede S&O-administratie geeft per project eenvoudig en duidelijk inzicht in de aard, inhoud, voortgang en omvang van de uitgevoerde werkzaamheden. Met omvang wordt het aantal S&O-uren bedoeld dat per medewerker per dag aan het project is besteed. Daarnaast geeft de administratie, indien er is gekozen voor werkelijke kosten en uitgaven, inzicht in de gerealiseerde kosten en uitgaven.

Projectadministratie

Bij het bijhouden van de projectadministratie, mag je zoveel mogelijk aansluiten bij de gebruikelijke gang van zaken binnen de onderneming. De administratie kan bestaan uit verschillende (digitale) documenten, die gedurende het project worden opgesteld. Denk hierbij aan vergaderstukken, rapportages, tekeningen, correspondentie, foto’s van prototypes, meetverslagen, berekeningen, etc. Voor een programmatuurproject kun je denken aan versiebeheersystemen en issuetracking-systemen.

Voorzie de documenten van een datum en de naam van de opsteller. Bundel deze per project in een (digitale) map met korte, duidelijke en samenvattende rapporten. Het is van belang dat de documentatie per project chronologisch wordt gearchiveerd en dat duidelijk uit de stukken blijkt wat de technische inbreng in elk project is geweest. Gooi deze stukken niet te snel weg, ook als deze stukken niet meer gebruikt worden in een vervolgtraject. Deze stukken kunnen namelijk van belang zijn tijdens een controle. De projectadministratie moet binnen twee maanden na afloop van elk kalenderkwartaal zijn bijgewerkt.

Urenadministratie

In de S&O-administratie ligt ook vast op welke dagen welke medewerker S&O heeft verricht, om hoeveel uur het per dag gaat en aan welk project er is gewerkt. Zorg ervoor dat de S&O-administratie klopt met de verlof- en ziekteregistratie en dat deze administratie binnen 10 werkdagen is bijgewerkt. Een urenadministratie kan op papier dan wel digitaal worden bijgehouden.

Administratie van kosten en uitgaven

Als er een S&O-verklaring op basis van kosten en uitgaven is ontvangen, dan moet er per project een administratie bijgehouden worden die inzicht geeft in de kosten en uitgaven en daaraan verbonden betalingen. Ook moet hieruit blijken dat de kosten en uitgaven dienstbaar en direct toerekenbaar zijn aan het goedgekeurde en verrichte S&O-werk. Deze administratie kan bestaan uit verschillende documenten zoals offertes, opdrachtbevestigingen, facturen en betaalbewijzen.

Wat zijn gevolgen van gebreken in de administratie?

De urenadministratie moet binnen tien kalenderdagen zijn bijgewerkt en de gerealiseerde urentotalen moeten overeenstemmen met de bij de RVO gemelde uren. Als deze administratie ontbreekt, onvolledig is of niet aan de eisen voldoet, dan kan de RVO hiervoor een correctie-S&O-verklaring afgeven en eventueel een boete opleggen.

De projectadministratie moet binnen twee maanden na afloop van het kalenderkwartaal op orde zijn. Aan de hand van de projectadministratie kan de RVO controleren of, en in welke mate, de S&O-werkzaamheden zijn verricht waarvoor een S&O-verklaring is afgegeven. Als blijkt dat twee maanden na afloop van het kalenderkwartaal waarin de S&O-werkzaamheden hebben plaatsgevonden, nog geen wettelijk verplichte projectadministratie aanwezig is, kan de RVO de eerder toegekende S&O-afdrachtsvermindering geheel corrigeren.

De administratie van kosten en uitgaven moet op het moment dat de verplichte mededeling wordt gedaan, gereed zijn. aan de hand van deze administratie controleert de RVO of de toegekende kosten en uitgaven gerealiseerd zijn en of is voldaan aan de vereisten van directe toerekenbaarheid en dienstbaarheid. Indien dit niet op orde is, kan dit een correctie tot gevolg hebben.

Hoe lang moet de S&O-administratie bewaard worden?

Het is verplicht om de S&O-administratie gedurende zeven jaar te bewaren.

Ondersteuning bij S&O-administratie

Wil jij ondersteuning bij het op orde brengen van jouw S&O-administratie? Neem dan contact met ons op en stuur een mail naar info@evolvalor.com.

+31 (0) 20 2440317